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엑씽크에서 발행하는 소식들입니다.

엑씽크 이야기성공적인 행사와 참가자와의 연결을 위한 이벤트 전략 4가지

많은 기획자들은 조직의 회의 및 이벤트 전략을 끊임없이 발전시키고 있습니다.


최신 기술을 융합, 디자인 트렌드를 도입하거나 사람들을 모으는 새로운 방법을 모색하는 경우에도,

이벤트 결과를 개선하고 ROI를 높이기 위해서 노력하고 있습니다.


이벤트 전략을 개발하는 방법에 대해 주요 이벤트 및 회의 기획자와 이야기를 나눈 후

그들이 어떻게 이벤트 전략을 발전, 개발 시키는지 대해 들어보겠습니다.


먼저 참석자, 고객 및 이해 관계자와 더 잘 연결되는 데 도움이 되기 위해 생겨난

공통된 4가지 핵심은 아래와 같습니다.



출처 : 'Your Event Strategy: 4 Ways to Connect Better' Lauren Mumford | February 17, 2020



이벤트 관리 프로세스 자동화를 통한 관련 작업 수행 용이

최적화 된 온/오프라인 이벤트 경험을 바탕으로 이벤트 개선

비용 계획 및 비용 절감을 통해 행사&이벤트에 대한 지출 최적화

회의, 이벤트를 마케팅, 영업 또는 기업 전략에 맞춤


여기에는 이벤트를 개최하는 조직이 최고가 되는 데 필요한 4 가지 핵심 가치가 연결되어 있습니다.



이 네 가지 주제를 하나하나 세분화하면 다음과 같습니다.

데이터 및 KPI가 중요한 이유와 해당 데이터를 이해하는 방법, 의사결정 개선의 필요성.


이 가이드에서 읽은 모범 사례는 다양한 미팅 및 이벤트 기획자와 대화하여 그들의 견해에 대한 내용이지만


당신이 이 글을 읽다가 끝날 때쯤, 대다수의 이벤트 전문가와 기획자가 현재 무엇을 하고 있는지 이해할 수 있을 것 입니다.


또, 자신의 계획에서 차이를 확인하고 다음과 같은 로드맵을 개발하기 위한 프레임워크를 확인해야합니다.


그 기회를 포착해야 하고, 프레임워크를 통해 쉬우면서도 성공적이며, 

보다 효율적이고, 비즈니스 운영에 중점을 둔 이벤트를 기획해야합니다.






이벤트 자동화를 통한 이벤트 및 관련 업무 간소화

Event Automation Makes Events Easier


이벤트 자동화는 행사와 연결된 솔루션을 구현하는 것입니다. 수동 작업을 줄이는 것만으로도 행사, 이벤트 관리는 더욱 쉬워집니다.

이야기를 나눈 이벤트 팀은 세 가지 요소에 걸쳐 모범 사례를 꼽았습니다.



솔루션, 수작업 감소 및 관리 용이성



연결된 솔루션

이벤트 자동화는 여러 솔루션이 어떻게 더 잘 연결될 수 있는지에 초점을 맞추고 있습니다.

이벤트 기획자들은 그 행사를 성공시키기 위해 마케팅팀, 영업팀, 금융팀 그리고 IT와 함께 일하고 있습니다.


관리 솔루션은 각 부서와 연계되어 있고 마케팅 자동화 플랫폼, CRM 시스템, 회계 소프트웨어에 대한 솔루션 등 기술 스택 전반에 걸친 기타 툴들은 엔드유저와 클라이언트, 그리고 시장에 의미있는 데이터를 보여줍니다.


영국의 한 명문대학은 여러 개의 작은 시스템을 사용하고 있습니다.

1년 내내 열리는 회의와 이벤트에 대표자를 등록했지만 시스템이 덜컹거려 대대적인 업그레이드가 필요했고, 결국 대학은 작은 시스템들을 통합하기로 결정했습니다. 회의에 참석하는 사람들을 위한 간단한 사용자 이동 경로를 만드는 시스템, 여러 시스템에서 비즈니스 프로세스를 완료하는 과정 등을 구축했습니다.


결과적으로 이벤트 관리 소프트웨어를 통해 비즈니스 프로세스 자동화 및 제공이 가능해졌고 서비스를 통합하여 모든 컨퍼런스 및 이벤트 전반의 워크플로우가 만들어졌습니다.



축소된 수동 이벤트 작업

이벤트 자동화는 높지 않은 가치를 지닌 행사&이벤트 기획팀에게 특히 도움이 됩니다. 수동화를 탈피하여 기획자는 시간에서 자유로워지며 이벤트의 본질에 더 집중할 수 있고 이것은 더 성공적이고 더 생산적인 행사와 이벤트로 이어집니다.


가장 큰 글로벌 보험 제공업체 중 하나이며 직원 복지 프로그램은 수천 명의 회사 직원들과 함께 하는 워크숍에서 이를 발견할 수 있습니다.

그들은 웹 사이트와 이메일 템플릿을 자동화하고 있는데, 각 워크샵 및 직원과의 커뮤니케이션을 보장합니다.

대부분 서로 다른 곳에서 보고서를 끌어내는 데 많은 시간을 할애하곤 합니다. 출석률과 관람불가율, 참석자를 예약 변환 및 모니터 대기 목록 등.. 이런 데이터를 각자 따로 수집하고 확인하려 한다면... 


하지만 한 서비스로 통합한다면? 대시보드 하나로 쉽고 간편하게 데이터를 확인할 수 있습니다.



관리 용이성

모든 사람은 어떤 일을 완수하는 다른 방법을 가지고 있습니다.

특정 업무를 처리하는 사람이 부재중일 경우에도 자동화를 통해 이벤트 작업에 대한 프로세스를 공식화 하는 방법도 있습니다.




참가자 경험 중심 행사(이벤트) 설계 및 개선

Designing and Improving the Attendee Experience


"참가자와 브랜드 사이에 참가자의 경험은 온라인과 오프라인 접점의 연속이다."


참석자의 경험은 세 가지 요소로 이루어져 있습니다.

경험을 더 좋게 만들고, 미래의 더 나은 경험으로 이끌고, 더 많은 경험 중심의 발전으로 이끈다.


참석자들을 위한 행사에는 여러 개의 접점이 있습니다. 이 요소들이 어떻게 작용하는지 살펴보겠습니다.


더 나은 경험

참석자 경험은 오프라인 접점을 매핑하고 각 접점이 최적화되었는지 확인이 필요합니다.

정해진 결과에 초점을 맞추고 그들의 요구와 선호도를 생각합니다. 그렇다면 당신의 브랜드에 더욱 충성하게 될 것 입니다.


더 나은 미래 경험

참석자 경험은 세션 참석, 세션과 같은 오프라인 정보 수집


품질 및 명함 연락처 데이터. 단순하게 집계 및 보고하는 것 외에도 데이터, 위대한 이벤트 및 회의 리더들은 이 정보를 사용하여 다음과 같은 결정을 내리고 있습니다.


행사 세션이 제대로 진행되지 않을 경우 조직은 논제를 버리고 관련 있는 내용을 파악하기 위해 연구를 진행하다 참석자들이 떠날 때에는 결국 다른 세션을 일찍 시작하고, 그마저도 안된다면 스피커를 끄거나 행사를 변경하곤 합니다. 더 나은 퍼포먼스를 위해선 고객들에게 후속 세션 관련 정보와 행사 내용을 지속적으로 제공할 수 있어야 합니다.


클라우드 인프라 및 디지털 기술 분야의 호주 리더가 고객 이벤트 개최를 준비하면서 전 세계적으로 그들의 고객이 새로운 기술을 활용할 수 있도록 하는 데 초점을 맞추었습니다. 고객이 필요로 하는 것과 관심 있는 것을 더 잘 이해하고자 노력했고 준비했고 200개 이상의 세션을 추적하는 RFID 및 스마트 태그 기술 등을 도입했습니다.


그리고 고객과 대화를 연결하여 보다 친밀한 경험을 쌓기 위해 그들이 참석한 세션과 프로그램에 대해 소통했고 참석자 활동 및 피드백, 이는 평균적으로 한 번의 추가 기회를 이끌어낼 수 있었습니다. 참가자들의 마음을 읽고 움직여 잠재된 참가자를 발굴한 것입니다.




행사 및 이벤트 지출 최적화

Optimizing Meeting and Event Spend

모든 행사 기획자에게 예산이 주어지고 CFO들은 지출을 최적화 할 실질적인 방안을 모색하고 있습니다.


비용 절감, 대체 또는 제거할 수 있는 방법을 늘 고민해봐야 합니다.

이벤트 비용에 대한 요금을 협상하는 기획자들, 그들은 장소 소싱 및 행사 운영 프로세스를 지속적으로 고민하고, 또한 이벤트 지출에 대한 가시성과 분석을 제공할 수 있어야 합니다.




행사와 이벤트 조정을 위한 전략


Aligning Meetings and Events to Your Strategy



행사 및 이벤트는 마케팅, 세일즈 또는 공통 목표, KPI 및 기여도를 갖춘 기업 전략으로 여러 기능에 걸친 협업이라고 할 수 있습니다.

행사는 아무것도 없는 진공 상태에서 존재하지 않고 전략과 전술만이 존재하고 있습니다.


조직의 더 큰 목표를 달성하기 위해선 해당 조직과 관련된 정보를 파악해야 합니다.

또한, 목표 대비 성능을 분석하기 위한 회의를 통해 생성된 각 이벤트는 재정적으로 긍정적인 영향을 줍니다.



사업을 발전시키기 위한 도구

가시성 및 협업


조직에서는 행사 관리에 필요한 데이터를 파악하기 위해 애쓰고 있습니다.

행사의 데이터가 많은 경우, 부서마다 사용 중인 솔루션 또는 플랫폼이 다르기 때문에 데이터는 시스템 전체에 걸쳐 

여러 위치에 저장되고 있습니다.


이는 부서에서 작업할 때 협업 감소로 이어진다는 걸 잘 알고 계실겁니다.

다른 시스템이 있고 다른 시스템이 무엇을 하는지 모르는 문제점이 가장 치명적이며, 시스템 통합 또는 단독 솔루션을 사용하여 데이터를 중앙 집중화한다면?  이런 문제를 손쉽게 해결할 수 있습니다.



위험 완화 및 규정 준수

이벤트 데이터는 일반적으로 가장 불안정한 데이터 중 일부입니다. 일반적으로 오프사이트에서 캡처되고 공유될 수도 있습니다.

모바일 장치에 저장되어 있는 행사 참가자들과 잠재 고객들은 자신의 데이터가 보호되고 있다고 느껴야 합니다.

그렇지 않으면 그들은 당신의 브랜드를 절대 긍정적으로 느끼지 않습니다.

이벤트 솔루션에 대한 신뢰 구축이 필수적으로 구축되어야 하는 이유입니다.



본 포스팅은

'Your Event Strategy: 4 Ways to Connect Better' Lauren Mumford | February 17, 2020를

엑씽크가번역, 각색한 내용입니다.

원문보기


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