BLOG

엑씽크에서 발행하는 소식들입니다.

엑씽크 이야기오프라인 이벤트를 온라인(웨비나) 이벤트로 전환하는 방법

COVID-19 사태로 전 세계적으로 이벤트 취소라는 심각한 상황에 놓였습니다. 이것은 우리 MICE 업계에 엄청난 타격을 주고 있습니다.


엑씽크 역시 본 사태를 심각하게 받아들이고, 다양한 해결책을 고민하고 있습니다.

최근 다시 떠오르는 온라인 웨비나(웹 + 세미나)행사가 MICE산업 종사자분들이 피해를 줄이기 위한 대안이 될 수 있을것 같습니다.




전 세계의 이벤트 전문가들은 오프라인 이벤트를 온라인 이벤트로 빠르게 전환해야하는 문제에 직면하고 있습니다. 

우리 업계는 온라인 이벤트라는 단어에 익숙하지 않지만, 사실 오랫동안 직면한 문제 중 하나일 것입니다. 

더이상 산업 확장은 미룰 수 없고 온라인 이벤트를 받아들일 준비를 해야 합니다.


이 포스팅에서는 오프라인 이벤트를 온라인이벤트로 전환하는 방법을 이해하는 데 도움을 줄 수 있도록 작성했습니다. 

아래에서 이벤트를 온라인으로 전환하는 방법, 이벤트 생성 옵션, 수행해야 할 단계 및 피해야 할 함정에 대해 알아 보겠습니다.



온라인 이벤트로 가져오기

오프라인 행사를 온라인으로 가져오는 여라가지 방법 중, 온라인 이벤트 제작자가 이벤트에 가장 적합한 방법을 알려드리겠습니다.


온라인으로 이벤트를 이동하려면 몇 가지 준비가 필요합니다. 

먼저 라이브 스트리밍 계획및 이벤트를 개최 할 플랫폼이 있어야합니다. 또한 참석자가 이벤트에 액세스하는 방법을 결정해야합니다.


입장료를 지불할 것인지, 참석자에게 로그인 코드가 제공되는지, 공개/비공개 등 이러한 질문에 올바르게 대답하려면 기술적 측면을 구현하기 전에 기본적인 온라인 이벤트 계획이 필요합니다. 

이를 통해 이벤트의 요구에 따라 의사 결정을 내리고 필요없는 것을 제거 할 수 있게 됩니다.



온라인 이벤트를 어떻게 계획해야할까?

온라인 이벤트를 계획하는 데는 몇 가지 고유 한 특징과 문제가 있습니다. 아래는 성공적인 온라인 이벤트를 계획하는 데 필요한 단계별 항목입니다.


온라인 이벤트 시각화

첫 번째 단계는 이벤트를보고 이상적인 온라인 이벤트가 어떻게 보이는지 시각화하는 것입니다. 참석자가 실제로 이벤트를 진행할 수 있도록 하시겠습니까? 참석자가 1 : 1로 대화 할 수 있어야합니까? 프레젠테이션 중에 참석자들은 어떻게 질문을합니까? 네트워킹은 어떤 모습입니까? 제품 데모가 필요할까? 스폰서를 행복하게하려면 어떻게 할까? 등 여러가지 측면에서 고려하고 플랜을 준비해야합니다.


원하는 것과 원하지 않는 것에 대한 아이디어가 있으면 온라인 이벤트 제작자가 원하는 경험에 가장 적합한 솔루션을보다 쉽게 제공하고 파악할 수 있습니다.


참석자의 니즈를 파악하고 반영해야합니다.

당신의 이벤트는 이제 온라인으로 개최될 수 있습니다. 그러나 참석자가 참석한 이벤트를 온라인 형식으로 제공해야합니다. 당신의 이벤트가 평생 교육 강의, 기대하는 연사, 네트워킹 기회 및 제품 데모와 같이 그들이 경험하게 될 모든 것을 포함 하는지 확인해야합니다.


참석자들은 변화를 이해하고 대부분은 적응할 것입니다. 

그러나 적응한다고해서 가치를 삭감해야한다는 의미는 아니며, 직접 행사에 참석할 때와 같은 가치를 얻을 것으로 기대할 것입니다. 따라서 이에 상응하는 철저한 준비가 필요합니다.


스폰서 및 전시 업체 표시의 신중함

온라인 이벤트는 전통적인 박람회, 포럼과는 다르게 생각해야 합니다. 실제로 참석자가 무엇을 하고 싶어하고, 무엇을 하고 싶지 않아 하는지 생각해야합니다. 사람들이 페이지에 무분별한 많은 스폰서 로고가 표시되는 걸 원하지 않을것 입니다. 또한 웹브라우저에서 온라인 영업용 팝업은 더욱 조심해야합니다.

예를 들어, 일반 세션이 끝난 후 전시 업체가 제품을 보여주는 5 분 스피칭을 한 다음 참석자에게 더 많은 정보를 원할 경우 회의실에 입장 할 수있는 기회를 제공 할 수 있습니다. 또한 참가자가 관심있는 전시 업체와 1 : 1 회의를 예약 할 수있는 링크를 클릭 할 수 있게끔 준비하는것도 방법일 것입니다.


스폰서십을 다른 측면에서 보도록 하겠습니다. 오프라인 행사에는 종종 행사 전반에 걸쳐 후원사 간판이 게시되고, 칵테일 파티 또는 기타 행사를 주최합니다. 온라인 이벤트의 경우 동일한 개념 중 일부를 포함한 다른 방식을 포함해야합니다.

스폰서에게 가상 회의실을 개설해주고, 참가자와 대화 할 수있는 시간을 제공하고, 전시 업체가 회의 링크 또는 가상 회의실을 제공하는 것처럼 추가 연결에 관심이있는 사람에게 문의할 수 있도록 루트를 만들어주어야 합니다.


스폰서는 배너 나 간판도 물론 필요하지만, 발표나 세션이 시작되기 전에 업로드할 수있는 가상의 그래픽을 제공하는것이 좋습니다. 무엇보다 주최자는 참가자들의 “상업적 휴식”을 위해 텀을 두어야 합니다. 이와 같은 작업은 팟캐스트 세계에서 자주 볼 수 있습니다. 참석자들의 이탈을 막기 위해 간결하고 또 간결하게 유지해야합니다.



온라인 이벤트 계획의 함정

온라인 이벤트를 계획 할 때 함정이 있습니다. 오프라인 이벤트와 마찬가지로 대상 청중을 꼭 고려해야합니다. 

참석자의 페르소나는 무엇인지 파악해야 한다는 뜻 입니다.


일부 이벤트에는 기술에 정통한 참가자가 적어 이벤트를 즐기는데 어려움이 있을 수 있습니다.

이 경우 온라인 이벤트를 최대한 간단하고, 이해하기 쉽도록 계획하는 것이 좋습니다.


온라인 이벤트의 기술적 측면

이제 이벤트의 형식과 참석자가 이벤트를 어떻게 경험하고 싶어하는지 알고 계실 겁니다.

참가 업체와 스폰서를 행복하게하는 방법을 알았고, 피해야 할 함정을 알아봤습니다.


이제 실행할 단계입니다. 실행의 첫 단계는 오프라인 이벤트를 호스팅하는 데 사용할 수있는 형식, 라이브 스트리밍 플랫폼 및 옵션을 준비하는 것입니다.


참여하기 전 이벤트를 원활하게 진행할 수 있도록 프로듀서 또는 행사 전문 업체에 자문을 구하는 것이 필요합니다. 

그들은 모든 형식의 이벤트에 장단점을 알고 원활한 경험을 제공 할 수 있습니다.



온라인 이벤트의 공통 옵션

온라인 이벤트에는 두 가지 공통 옵션이 있습니다. 각각의 유형과 장단점을 분류해보도록 하겠습니다.


웨비나 / 실시간 스트림 형식

아마도 가장 친숙한 형식 일 것입니다. 많은 사람들이 온라인 웹 세미나 또는 라이브 스트림에 참석한 경험을 갖고 계실겁니다.

유튜브 라이브 또한 비슷한 경험의 일종이라고 생각할 수 있습니다.


그것들은 매우 일반적이고 제작하는데 큰 어려움이 없습니다. 웹 세미나 및 라이브 스트림의 단점은 많은 참가자(청중)의 참여를 허용하거나 라이브 상태 일 때 외부와 쌍방향 소통을 하기 어렵다는 것입니다.


연사(speaker)가 대화를 거의하지 않고도 프레젠테이션을 표시하고 볼 수 있습니다.

단일 플랫폼은 이벤트에 대한 모든 세부 정보를 수집할 수도 없고 빈 장소에서 이벤트를 개최 하는 것과 같습니다. 청중을 참여시키기 위해 더 많은 것을 해야합니다.


온라인 회의 형식

회의 형식에 따른 복잡한 이벤트가 가능합니다. 회의 스타일을 일반 세션의 회의실과 소규모 세션 각각의 소규모 회의실로 나눌 수 있고, 더 많은 대화와 기능으로 1 : 1 세션, 코칭 및 네트워킹을 할 수있는 옵션이 있습니다.


사용자의 설정에 따라 사람들이 상호 작용할 수 있게되므로 더 많은 대화를 끌어내고 싶다면 이 옵션을 사용해야합니다.


이 옵션은 참석자들이 상호 작용이 거의 없는 화면을 쳐다 보는 것보다 실제로 참여하는 것처럼 느끼게 하여 몰입도와 집중력, 만족도에 영향을 미칩니다.


이러한 오프라인 이벤트는 더 복잡하고 더 많은 기술력이 필요하므로 이벤트 전문 업체에게 도움을 받는것이 좋습니다. 

오프라인 이벤트와 마찬가지로 이벤트 솔루션 전문 업체가 백업하여 행사에 완벽한 경험을 보장하기 때문입니다.


꼭 라이브로 해야할까?


온라인 이벤트는 콘텐츠를 표시하는 방법이 오프라인 이벤트보다 더 많습니다.

온라인 이벤트는 사전 기록, 라이브 또는이 둘의 혼합으로 개최할 수 있기 때문입니다. 

필요에 따라 한 가지 방법보다 두 가지 방법이 좋을 수도 있습니다.


사전 녹화(준비) 된 콘텐츠

기획자들이 가장 좋아하는 포맷인 사전 기록 된 콘텐츠는 "실시간" 이벤트에서 스트레스를 줄이고 기술적 오작동을 제한 할 수 있지만 청중들의 많은 참여를 이끌어내기 어렵습니다.


이러한 유형의 콘텐츠는 당연한 말이지만 청중의 분위기, 채팅의 참여 정도 (또는 부족)에 따라 실시간으로 오는 질문에 답변 할 수 없습니다. 

미리 준비된 콘텐츠는 라이브 이벤트가 제공하는 인터랙티브함을 느끼지 못하는 경우가 종종 있습니다.


참석자들은 살아 있지 않기 때문에 관심과 시간적 투자가 줄어들 것입니다. 이탈률이 높기 때문에 최후의 수단으로 준비하는것이 좋습니다.


라이브 스트리밍 이벤트

연사가 라이브로 소통하고 상호 작용하는 온라인 이벤트는 참석자에게 더 많은 것을 제공 할 수 있으며 전반적으로 더 매력적인 경험입니다.


이러한 이벤트의 발표자는 참석자의 질문에 실시간으로 응답하고 필요에 따라 대화를 이동하며 청중의 설문 조사에 실시간으로 응답 할 수 있습니다. 참가자들에게 쌍방향적인 경험을 느끼게 하여 만족도를 높일 수 있습니다.


라이브 이벤트를 성공적으로 만들기 위해선 연사의 능력과 오디오, 비디오 등의 균형을 맞출 수있는 기술팀이 필요합니다.


하이브리드로 만들기

라이브 이벤트는 여러 변수로 인해 위험성이 따릅니다. 또, 미리 준비된 콘텐츠는 그다지 매력적이지 않습니다. 그렇다면 어떻게 해야 할까요?


온라인 이벤트를위한 하이브리드 콘텐츠를 작성하는 것도 좋은 방안이 될 수 있습니다. 

이 경우에는 이벤트를 통해 라이브 프레젠테이션과 MC의 진행이 필요합니다.


일부 콘텐츠는 미리 녹화해 준비하고 본 콘텐츠에서 MC는 실시간 Q & A를 수행할 수 있습니다.



온라인 이벤트를 위한 좋은 콘텐츠 제작

이벤트를 성공적으로 운영하기 위해선 좋은 콘텐츠가 필요합니다. 특히 온라인 이벤트에서는 더욱 중요합니다. 

생각해보면 우리는 자신의 관심 범위 이외에는 큰 관심을 갖지 않습니다. 실제로, 인간은 금붕어 보다 짧은 관심 범위를 가지고 있다고 합니다.

참석자는 집에서 편안하게 이벤트를 보고 있을 가능성이 큽니다.

즉, 직접 대면하지 않기 때문에 우리는 많은 방해 요소와 경쟁하고 있음을 의미합니다. 아마 넷플릭스도 우리의 경쟁 상대일 것입니다.


주의하게 만들 장치가 부족하고 산만해지기 때문에 짧지만 매력적인 콘텐츠를 기획해야합니다. 

하루 종일 세션을하는 대신 일주일 동안 매일 2 시간의 콘텐츠로 회의를 연장하는 방법도 있습니다. 

또한 발표자가 실시간 설문 조사, Q & A 및 퀴즈를 수행하도록하여 인터랙티브한 활동을 장려하도록 콘텐츠를 만들 수도 있습니다.

라이브 스트림을 성공적으로 만들기 위해선 참가자들의 적극적인 참여가 필요합니다. 이럴 때에는 리워드를 제공하여 구미를 당기게 할 필요가 있습니다.


온라인 이벤트를 성공시키기 위해선 참석자가 화면을 빤히 쳐다보는 것이 아니라 실제로 이벤트의 일부인 것처럼 느끼게하는 방법을 찾는 것이 중요합니다.



온라인 이벤트에서 인적 네트워킹

참석자가 직접 만날 수없는 경우에도 참석자들이 서로 네트워킹 할 수있는 기회를 제공하는 방법에는 여러 가지가 있습니다.

온라인 이벤트 경험이 실제로 오프라인 이벤트와 동일한 가치를 제공하도록 하려면 이 부분을 올바르게 수행하는 것이 중요합니다.


우리는 이벤트 참석자들이 네트워킹을 좋아하고 즐기는 것을 알고 있습니다.

참석자가 서로 1 : 1 회의실을 설정할 수 있도록하는 방법에는 여러 가지가 있지만, 참석자를 대신하여 연결점을 찾아 주기 위해 많은 작업을 수행합니다.


가상의 장소에서 진행하는 이벤트에서는 연결을 찾을 수 없고, 실제 오프라인에서 네트워킹을 하도록 만들기는 더욱 어렵습니다. 

여러가지 기술과 알고리즘을 사용하여 참석자가 네트워킹을 구성하고 같은 생각을 가진 사람들이 서로 연결되어 모일 수 있도록 해야합니다.



온라인 이벤트 보안 유지

온라인 이벤트를 구현할 때는 사이버 보안은 정말 중요합니다. 플래너는 참석자와 파트너 데이터를 보호를 가장주의를 기울여야 합니다. 

암호화 된 사이트, 강력한 암호, 2단계 인증을 보유하고 보안 및 기술 동향을 최신 상태로 유지하는것이 좋습니다.



본 포스팅은

How to Turn Your In-Person Event into a Virtual Event | By Kaitlin Colston March 17, 2020를

엑씽크가번역, 각색한 내용입니다.

원문보기





현장에서 바로 하는 소통, xSync

이메일 : info@xsync.co

연락처 : +82 - 70-4603-1500

홈페이지   l   실시간 상담   l   페이스북   l   인스타그램

엑씽크(xSync) | 이벤트 매니지먼트 플랫폼