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엑씽크에서 발행하는 소식들입니다.

행사 소식성공적인 웨비나를 만드는 5가지 공식

COVID-19로 인해 오프라인 이벤트에 대한 부담이 커졌고 이로 인해 많은 이벤트가 온라인 이벤트(웨비나)로 전환되어 개최되고 있는데요.

온라인 이벤트를 준비하고 있는 분들을 위해 이벤트 테크 기업 엑씽크가 성공적인 이벤트 개최 공식을 알려드립니다.



1. 참가자 UX를 고려한 안정된 플랫폼 사용

유튜브 라이브 스트리밍, ZOOM 화상 솔루션 등 일방향적 소통으로는 참가자들의 만족도를 높이기엔 부족하다. 

단순히 지식을 전달하는 강의가 되어도 좋다면 위 솔루션만으로도 충분하다. 하지만 사람들은 이벤트에서 지식 전달, 공유를 넘어 새로운 경험과 네트워킹을 기대한다. 

특히 온라인 이벤트에서는 경험할 수 있는 범위가 한정적이므로 쉽게 지루해질 수밖에 없다. 웹페이지 안에서 사용자 경험이 참가자 만족도, 즉 성공을 좌우한다고 해도 과언이 아니다.


라이브 스트리밍을 보면서 자료를 찾거나 볼 수 없다면..

일정을 확인하기 위해 영상을 끄거나 내려야 한다면.. 

소통 없이 영상만 봐야 한다면..


위 문제를 해결하지 못한다면 참가자들은 불편함과 지루함을 느낄 수밖에 없다. 

따라서 온라인 이벤트에 최적화되어있는 플랫폼을 사용하는것이 좋다.


엑씽크는 수년간 600건 이상의 온오프라인 이벤트를 진행하였으며 축적된 노하우로 참가자들이 이벤트에 온전히 집중할 수 있도록 화면과 메뉴(레이아웃)를 구성했다.



온라인 이벤트에서는 조금의 실수도 크게 작용하며 이는 사용자 경험에도 악영향을 미친다. 

불안정한 서버는 이벤트 시작 시 급증한 트래픽으로 인해 웹페이지 접속이 안되는 오류가 생길 수 있으며 자료가 초기화되는 경우도 있다. 

또한 해킹으로 인해 개인 정보를 탈취당하는 이슈가 생길 수 있다.


엑씽크는 자체 서버로 구축된 독립적인 플랫폼으로 서버 전문가가 이벤트 기간 동안 철저히 모니터링하여 트래픽 이슈에 대해 빠르게 대처할 수 있다.



2. 이벤트 전문가와 협업


온라인 이벤트에는 크게 4가지 방식으로 정의된다. 전체 방식 보러 가기>

화상회의나 사전녹화 영상을 라이브 스트리밍 하는 간단한 방식 이외 촬영과 음향이 필요한 이벤트의 경우 반드시 전문가와 협업해야 한다. 

온라인 이벤트에서의 촬영과 음향은 일반적인 지식으로 해결하기엔 상당히 복잡한 구조를 갖고 있다. 

또, 갑작스럽게 생긴 이슈에 대해서도 빠른 대처가 가능하기 때문에 보다 완성도 높은 이벤트를 진행할 수 있다.


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3. 사전 리허설 필수

그 어떤 전문가도 단 1분 후의 미래를 예측할 수 없다. 

사전 리허설은 미처 생각하지 못했던 참가자 경험(UX, User Experience)를 개선할 수 있고 사전에 이슈를 발견하여 대응할 수 있다. 실제로 자사를 통해 진행한 이벤트 리허설 중 영상과 음향에 문제가 있음을 발견하여 빠르게 대처할 수 있었다. 

또, 참가자 동선을 고려하여 접근성이 용이하게 메뉴 순서를 변경하였다.


4. 기한 엄수

당연한 말이지만 행사 개최 3일 전까지 모든 자료와 웹페이지 등 준비가 끝나야 한다. 

좌장, 연자를 비롯한 패널들의 준비 또한 완료되어야 한다.

전문가와 협업한다면 이 부분은 더욱 중요해진다. 실제로 개최 하루 전날 자료나 녹화 영상을 바꿔달라는 요청을 많이 받는다. 

기한을 엄수할수록 이벤트를 보완할 수 있는 시간이 생기고 이는 더욱 완벽한 행사로 이어진다.


5. 참가자 리마인드 알림

온라인 이벤트는 참가 등록이 비교적 쉽기 때문에 이벤트를 잊어버리는 경우가 종종 있으며 노쇼가 빈번하게 일어난다.

이를 사전에 방지하기 위해 이벤트 개최 7일 전, 3일 전, 하루 전 푸시 알림 또는 안내 메일을 지속적으로 발송하여 곧 행사가 개최됨을 인지시켜 참가율을 높일 수 있다.



엑씽크는 온라인 이벤트(웨비나)를 손쉽게 개최할 수 있는 솔루션 플랫폼으로

현재까지 600회 이상 온오프라인 이벤트를 진행한 이벤트 테크기업 입니다.

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